Chargé des Approvisionnements – À POURVOIR EN INTERNE

Le Parlement de la Communauté économique des États de l’Afrique de l’Ouest (Parlement de la CEDEAO), basé à Abuja, souhaite pourvoir le poste vacant ci-après :

Conformément à la politique de la CEDEAO, les postes vacants sont, en premier lieu, publiés en interne dans l’intérêt des candidats des institutions de la CEDEAO uniquement. Par conséquent, les membres du personnel intéressés et qualifiés de toutes les institutions et agences de la CEDEAO sont invités à postuler en ligne en suivant les étapes ci-dessous:

• Télécharger le formulaire de candidature en cliquant sur le lien entre parenthèses (JOB APPLICATION FORM) et le remplir correctement;
• Joindre au formulaire votre Curriculum Vitae (CV) et une lettre de motivation;
• Envoyer tous les trois (03) documents à l’adresse électronique indiquée.

LES DOSSIERS DE CANDIDATURE DEVRONT ÊTRE ADRESSÉES À :   b37procurofficer@parl.ecowas.int du 31 mars 2023 au 15 mai 2023

APERÇU DES TÂCHES

Sous la supervision du Chargé principal de l’Administration générale et des Conférences, le titulaire du poste a la responsabilité de la gestion des activités quotidiennes d’approvisionnement au Parlement, de la demande à la livraison ou exécution des biens et services.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

1. Élaborer et exécuter des plans d’approvisionnement en appui aux activités et au fonctionnement de l’Institution et sur la base des besoins énoncés dans les plans d’activités et les budgets des départements ;
2. En liaison avec les Services financiers, assurer le financement en temps opportun et/ou le règlement de tout problème de financement lié aux activités d’approvisionnement ;
3. Se tenir au courant des conditions du marché, notamment des listes de fournisseurs, des prix, de la disponibilité et de la concurrence et s’assurer que les coûts sont justes et raisonnables avant d’approuver tout achat ;
4. Assister les divers départements dans la finalisation des termes de référence ou des spécifications de leurs divers besoins et formuler des recommandations pour s’assurer de la conformité aux normes, règlements et procédures de la CEDEAO en matière de biens et services ;
5. Préparer les dossiers d’appel d’offres, y compris les projets de contrats et autres documents de passation de marchés, suivant les instructions du Chef des Approvisionnements ;
6. Préparer tous les avis destinés à la publication (appel d’offres, avis de présélection) comme convenu ;
7. Suivre l’état de chaque approvisionnement – de la demande à la livraison/exécution ou à la réception par le demandeur – en veillant à ce que les priorités soient respectées ;
8. Assister le Comité d’évaluation dans l’évaluation des offres et assurer le respect des règles et procédures ;
9. En tant que Secrétaire du Comité d’évaluation, préparer tous les rapports d’évaluation conformément aux décisions du Comité ;
10. Finaliser tous les contrats à signer et suivre en liaison avec le Département utilisateur leur mise en œuvre ;
11. Produire/fournir des rapports trimestriels couvrant les biens et services acquis dans le cadre de la mise en œuvre du plan d’approvisionnements approuvé ;
12. Tenir à jour un registre central des principaux contrats pour enregistrer avec précision l’état des contrats avec les fournisseurs, développer une base de données appropriée pour les principaux fournisseurs, les principaux entrepreneurs et consultants et suivre les accords de niveau de service avec les fournisseurs, les entrepreneurs et les consultants ;
13. Assurer un archivage approprié de tous les documents liés aux approvisionnements (plan d’approvisionnements, dossiers d’appel d’offres, publications, rapports d’évaluation, contrats) ;
14. Toute autre tâche qui peut lui être confiée de temps à autre.

FORMATION ACADÉMIQUE ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

Formation académique : Être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau supérieur (au moins une licence ou l’équivalent) en Administration des affaires, Administration publique, Ingénierie, Droit public / commercial ou autre domaine connexe. Un certificat de formation pertinente en acquisition de biens/services, travaux et prestations intellectuelles sera considéré comme un atout supplémentaire.

Expérience professionnelle : Justifier d’au moins cinq (05) années d’expérience dans les marchés publics avec une expérience des procédures de passation des marchés des partenaires au développement tels que la Banque mondiale, la BAD ou l’Union européenne.

LIMITE D’ÂGE

Être âgé de moins de 50 ans.  La limite d’âge ne s’applique pas aux candidats internes.

COMPÉTENCES ESSENTIELLES AYANT TRAIT À LA CEDEAO

• Avoir une bonne connaissance et compréhension du processus de passation des marchés, des méthodes de passation des marchés et de la préparation des dossiers d’appel d’offres pour les biens et services ;
• Avoir une compréhension des principes et des techniques de négociation ;
• Être capable de développer des relations stratégiques avec les principaux fournisseurs et de maintenir les techniques de développement des fournisseurs ;
• Être capable de planifier et d’organiser le processus de passation de marchés ;
• Avoir une compréhension de l’importance de l’audit et de la conformité financière et de son impact sur le processus d’approvisionnement ;
• Avoir une connaissance de l’ensemble des processus opérationnels afin d’identifier et d’évaluer les faiblesses des dispositifs de surveillance ; être capable de renforcer les processus afin d’atténuer/éliminer activement les risques de non-conformité et de manquement à l’éthique ; être capable de créer des modèles d’analyse et des modèles statistiques de processus et de contrôles afin de détecter les anomalies/faiblesses ;
• Une bonne connaissance d’un système de planification des ressources d’entreprise tel que le module « Gestion des matières » de SAP sera un atout supplémentaire ;
• De solides compétences dans la suite des applications Microsoft Office, notamment Excel, Word, PowerPoint et Project, et dans l’utilisation du courrier électronique et de l’internet ;
• Une capacité d’analyse critique et d’écoute ;
• Une excellente capacité à préparer des rapports et des documents et à les défendre aisément ;
• Des compétences en communication avec une capacité avérée à transmettre des informations de manière claire et concise ;
• De solides compétences organisationnelles avec la capacité de hiérarchiser la charge de travail, de gérer plusieurs tâches simultanément et de prêter attention aux détails ;

• Intégrité, objectivité et confidentialité avérées.